makalah manajemen sumber daya proyek

 

Kata Pengantar

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta karunianya kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan Makalah ini dengan tepat Waktu yang berjudul Manajemen Sumber Daya Proyek

Makalah ini berisikan tentang informasi pengertian Manajemen Sumber Daya Proyek yang membahas sumber daya proyek yang dilakukan oleh manusia.

Diharapkan Makalah ini dapat membemberikan informasi kita semua tentang Manajemen Sumber Daya  Proyek . Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna,oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata saya sampaikan terimakasih. Semoga Tuhan Yang Maha Esa Memberkati kita.

Medan, 08 April 2012

Jhon Rapinus Sitinjak

DAFTAR ISI

Kata pengantar ............................................................................ 1

Daftar isi....................................................................................... 2

Pendahuluan................................................................................ 3

1.    Sumber daya proyek.......................................................... 5

2.    Kategori sumber daya........................................................ 6

3.    Tim dan organisasi proyek ............................................... 7

4.    Manajemen sumber daya manusia ................................. 10

Kesimpulan................................................................................ 11

PENDAHULUAN

Manajemen Sumber Daya Proyek

Manajemen Proyek

Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan . Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar  dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.

Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu.

Jenis proyek dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu :

1. Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, jalan raya, dsb.
2. Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru.
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Melakukan penelitian dan pengembangan hingga tercuptanya sebuah produk tertentu dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan atau suatu metode tertentu.
4. Proyek Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar. Misalnya pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dsb.
5. Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.
6. Proyek Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dsb.
7. Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana transportasi, Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.

Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.

Ada tiga garis besar yang dibahas untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :

1. Perencanaan

Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.

2. Penjadwalan

Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi  dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.

3. Pengendalian Proyek

Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

1.    Sumber Daya Proyek

  1. Sumber Daya Manusia

·         Project Manager , mengatur penggunaan sumber daya yang ada dalam pengembangan perangkat lunak

·         Sistem Analyst , menganalisa permasalahan, kebutuhan dan keputusan yang dibuat dalam pengembangan sistem 

·         Database Designer,mengatur data-data yang dibutuhkan dalam keputusan   

·         Documentator , mendokumentasikan proses pembuatan dan membuat manual dari SI BSMI

·         Programmer , mengimplementasikan analis arequirements

·         Graphics Desainer , merancang antar muka pemakai sistem perangkat lunak

·         Tester , merancang urutan pengujian dan menguji SI BSMI

2 .Estimasi Waktu

Suatu proyek agar dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan sebuahpenjadwalan agar proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Berikut adalah project plan yang akan dilaksanakan dalam menyelesaikan proyek ini.

 

2.    Kategori Sumber Daya

Empat kategori sumber daya (resources) :
1. Off the shelf components
Software yang ada dapat diambil/diperoleh dari pihak ketiga dan sudah dibangun internal. COTS (commercial off the shelf)
2. Full experience components
Spesifikasi, design, code atau data test yang sudah ada yang dikembangkan pada proyek yang lalu yang serupa dengan software yang akan dibangun pada proyek saat ini.
3. Partial experience components
spesifikasi yang ada ( kode, desain dan data uji) perlu dimodifikasi.
4. New components
Software yang harus dibangun dari awal oleh team software untuk kebutuhan proyek sekarang.

3.    Tim Proyek dan Organisasi

3.1. Fungsi Organisasi Proyek
a. Merupakan sarana, tempat tim bekerja sama
b. Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan
c. Merupakan pusat pembagian pekerjaan
d. Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

 Struktur Organisasi
Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan:
a. Strategi
b. Teknologi
c. Lingkungan tempat beroperasi
d. Karakteristik anggota
Jenis Struktur Organisasi:
1. Organisasi proyek fungsional (OPF) 
2. Organisasi proyek koordinator (OPK)
3. Organisasi proyek murni (OPMi)
4. Organisasi proyek matriks (OPM)

Gambar ORGANISASI PROYEK 




                           MENYUSUN TIM PROYEK 

Tim Proyek:
-  Semua pihak yang secara aktif ikut menangani penyelenggaraan proyek.
-  Tim inti dan organisasi fungsional pendukung proyek yang dipimpin secara vertikal
oleh manajer fungsional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek
yang bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di
lapangan dan di kantor pusat proyek.

Tim Inti Proyek:     Organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh
bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh
manajer/ pimpinan proyek.

Fungsi Tim Inti:
-  Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang fungsional
perusahaan ybs atau oleh sub-kontraktor dan rekanan.
-  Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan ybs atau ke luar,
seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi.
-  Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya, jadual,
dan mutu.

Faktor yang menentukan besarnya Tim Inti:
* Besar kecilnya ukuran lingkup kerja proyek
* Kompleksitas kegiatan proyek
* Macam kontrak
* Keinginan tim pemilik
* Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat
* Adanya kepentingan khusus dari perusahaan

Kriteria yang disarankan (R.D. Archibald, 1976):
•  Mereka yang berurusan dengan aspek-aspek manajemen di proyek
•  Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan berturut-turut oleh tim
inti
•  Mereka yang sifat pekerjaannya memerlukan selalu dekat berhubungan dengan
manajer/pimpinan proyek atau dengan tim inti lain.
•  Mereka yang tidak dapat diawasi dan dikendalikan dengan baik karena sebab-sebab
jarak dan geografis atau pertimbangan-pertimbangan organisasi.

Contoh:        Proyek pembangunan industri berukuran sedang dan besar di
negara berkembang dan lokasi terpencil, terdiri dari:
1. Pimpinan/manajer proyek
2. Ahli perencanaan dan pengendalian
3. Manajer teknik
4. Manajer lapangan
5. Manajer konstruksi
6. Ahli pengadaan material dan sub kontrak
7. Ahli keuangan dan akuntansi
8. Kepala administrasi, personalia, dan jasa-jasa
9. Kepala pengawasan dan pengendalian mutu.

Personalia Tim Inti
Kualifikasi Manajer Proyek:
-  Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan
-  Generalis dan spesialis
-  Bergairah menghadapi tantangan
-  Menguasai aspek ”hubungan antar manusia”
-  Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power

4.    Manajemen Sumber Daya Manusia

4.1  Sumber Daya Proyek
Tiga tipe sumber daya Proyek
1. Sumber daya manusia
2. Sumber daya komponen software
3. Sumber daya perangkat keras /perangkat lunak

4.1.1.  Sumber daya manusia (Human Resource)

Ø Mengevaluasi ruang lingkup serta memilih kecakapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengembangan sistem.

Ø Memilih jumlah person per proyek. Jumlah orang yang diperlukan proyek software ditentukan setelah menentukan estimasi effort pembangunan.

Ø Untuk proyek kecil sekitar 6 orang per month, adalah standar.

4.1.2. Sumber daya software (software Resources)

Ø Reusable Components

Ø Reusable adalah kreasi dan penggunaan kembali blok bangunan perangkat lunak.

Ø Blok-blok tersebut harus dikatalogkan dan distandarisasi untuk aplikasi yang mudah dan divalidasi untuk integrasi.

4.2.  Kategori Sumber Daya

       Empat kategori sumber daya (resources) :

4.2.1.      Off the shelf components
Software yang ada dapat diambil/diperoleh dari pihak ketiga dan sudah dibangun internal. COTS (commercial off the shelf)

4.2.2.      Full experience components
Spesifikasi, design, code atau data test yang sudah ada yang dikembangkan pada proyek yang lalu yang serupa dengan software yang akan dibangun pada proyek saat ini.

4.2.3.      Partial experience components
spesifikasi yang ada ( kode, desain dan data uji) perlu dimodifikasi.

4.2.4.      New components
Software yang harus dibangun dari awal oleh team software untuk kebutuhan proyek sekarang.

Kesimpulan

Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar  dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.

Ada tiga garis besar yang dibahas untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :

1. Perencanaan

2. Penjadwalan

3. Pengendalian Proyek

Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu.